巧用Word域功能合并目录 [复制链接]

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电梯直达

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发表于 2009-3-22 18:16:43 |只看该作者 |倒序浏览

对于长文档，通常的做法是将其分割成若干个短文档，然后分篇录入和排版，不过，如果文档需要创建目录，事情可就不大好办了，因为用标记样式的方法创建目录，只能检索到当前文档的样式，而无法检索到其他文档中的样式。印象中的WORD好象有没有合并目录这样一个功能。最后还是通过查找WORD的帮助功能，才知道通过域功能可以合并目录。

　　此方法主要是通过TOC（目录）域和RD（引用文档）域命令来实现的，假定在C盘Manual文件夹下有1.doc、2.doc、3.doc三篇文档需要合并目录，只需在一新建文档中键入如下域命令：

　　{TOC}

　　{RD C:\\Manual\\1.doc}

　　{RD C:\\Manual\\2.doc}

　　{RD C:\\Manual\\3.doc}

　　其中{TOC}域是根据文档的中预先设置好的标题样式来创建目录。{RD}域则是用以指定合并目录时所要包含（引用）的文档。

　　使用时有以下几点需注意：

　　1、默认情况下，RD 域被设置成隐藏属性。要查看该域，要单击“显示/隐藏编辑标记”按钮。

　　2、引用文档时如果路径中包含带空格的长文件名，需用引号将其括起来。并且路径要用双反斜杠而非单反斜杠来分隔，如： “C:\\My Documents\\l.doc”。

　　3、引用文档中的顺序必须和最终文档中的次序一致，且页码要连续。如：

　　1.doc的页码为1-100，则2.doc的起始页码应为101,且1.doc要置于2.doc之前。

　　4、如果引用文档的页码发生了变化，需要更新{TOC}域以便得到正确的页码。

　　怎么样，这一功能是不是和专业排版软件的合订书册功能类似呢！看来，Word的域功能蕴藏的宝藏还真不少，“不怕做不到，就怕想不到”呀！

Word中的一切设置均存于其默认的模板Normal.dot文件中，如果我们删除此文件的话，当Word再启动时，就会重新建立该文件，并且应用默认参数，也就可以恢复被删除菜单了。具体操作步骤如下：

击“开始→查找→文件或文件夹”，在弹出的对话框中输入“Normal.dot”，搜索范围设定在Office安装文件所在分区，单击[搜索]按钮，搜索到此文件删除即可。

说明：使用此方法，不仅可以恢复Word中被删除的菜单，还可以用来恢复用户对Word的其他改动，可以说是一个“万能”的方法。

　在大大小小的Office中，打印操作要算是每一个办公新人类的入门技巧了吧。你会使用各种办公软件打印吗？你知道打印时要注意哪些问题吗？

　　预览打印效果

　　文档编辑完成后，执行[文件]→[打印预览]命令，或者直接“常用”工具栏上的[打印预览]按钮，即可预览文档的打印效果。

　　提示：

　　1. 如果没有安装打印机，在Excel和金山表格中无法预览，通常的解决方法是：在电脑中，任意添加一种打印机驱动程序就行了。

　　2. 在Word的打印预览状态下，单击工具栏上的[放大镜]按钮，使其呈未选定状态，即可在预览状态下对文档直接进行编辑。

　　3. 在Excel的打印预览状态下，单击工具栏上的[页边距]按钮，然后拖动页面四周的控制柄，即可快速调整页边距。

　　添加水印

　　这是Word独有的功能：

　　1．文字水印执行[格式]→[背景]→[水印]命令，打开“水印”对话框，选中“文字水印”选项后，进行必要的设置，按下[确定]按钮，水印即刻添加到整个文件的每一个页面中。

　　2．图片水印在上述对话框中，选中“图片水印”选项，然后按[选择图片]按钮，打开“插入图片”对话框，选中用为水印的图片（请事先用图像处理软件制作好），确定返回，再进行“缩放比例”等设置后，单击[确定]按钮，图片水印添加完成。

　　在金山文字中，先用图像处理软件，将需要添加为“水印”的图片处理成“水印”的效果，保存起来。然后进入金山文字中，执行[插入]→[图片]命令，将上述制作的图片插入到文件中，并调整好大小和位置。右击图片，在随后弹出的快捷菜单中，分别选[排版位置]→[排在每一页]和[叠放次序]→[在文字下]，“水印”效果就达到了。

　　共享表格的标题行

　　1． Word 在Word表格中，选定作为标题的行（可以是多行，但必须包含第1行），执行[表格]→[标题行重复]命令即可。

　　2．金山文字选中表格任意单元格，执行[表格]→[表格属性]→[表格外观]命令，打开“表格外观”对话框，在“以标题行重复出现行数”右边的方框中输入作为标题的行数值，按[确定]键返回即可。

　　3． Excel 执行[文件]→[页面设置]命令，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”标签下，按[顶端标题行]右侧的红色按钮，此时对话框转换为浮动状态条，用鼠标选中作为标题的行，然后单击浮动状态条右侧的红色按钮，返回“页面设置”对话框，按[确定]键退出即可。

　　提示：在Excel和金山表格中，还可以共享左端标题列。

　　打印指定区域

　　这是Excel的独有功能：选中需要打印的连续单元格区域，打开“打印”对话框，选中“选定区域”选项后，单击[确定]按钮，就可以只将选定的区域打印出来。

　　提示：

　　1. 如果经常需要打印同一指定的区域，选中需要打印的连续单元格区域，执行[文件]→[打印区域]→[设置打印区域]命令，以后按普通的打印操作，即可将选定的区域打印出来。

　　2. 选中不需要打印的行（列），右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“隐藏”选项，然后再执行打印操作，则隐藏的行（列）不被打印出来（此法对金山表格同样有效）。

　　逆页序打印

　　有的打印机在连续打印时，将后打印出来的页面放在先打印出来的页面上面，整篇文档打印完后，最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，不仅麻烦，而且容易搞乱，我们可以用“逆页序打印”方法来解决这个问题：

　　1． Word 打开“打印”对话框，按[选项]按钮，在弹出的对话框中，选中“逆页序打印”选项后，再[确定]打印。

　　2．金山文字打开“打印”对话框，选中其中的“反序打印”选项，确定打印即可。

　　缩版打印

　　如果只想看一下打印的版面效果，可以在一张纸上打印多页文件的内容，达到节省纸张的目的：

　　打开“打印”对话框，在“缩放”框内，设置好“每页的版数”，按确定键打印就行了。

　　提示：

　　1. Word一页最多可以打印16页的内容，金山文字1页可以打印4页的内容。

　　2. 在Excel和金山表格中，如果一张表格稍微超出页面一点，采取调整列宽或行高的办法比较麻烦，用下面的方法就简单了：执行[文件]→[页面设置]命令，打开“页面设置”对话框，在“页面”标签中，选中“调整为”选项，并在后面设置一下“页宽”和“页高”数目，再确定打印，系统会自动按比例压缩进行打印。

　　不打印图片

　　如果只是为了校对文字内容，可以将文档中的图片不打印出来：

　　执行[工具]→[选项]命令，打开“选项”对话框，切换到“打印”标签下，将“图形对象”选项前面复选框中的“∨”号清除确定返回，再执行打印操作。

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