运输文件的存档

航空

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运输文件是生产统计、运输结算、责任明确、查询赔偿等工作的重要依据。各航站应以航班为单位保存进、出港航班的文件并编号存档。

应保存的航班文件包括以下内容：

出港航班：货运单、货邮舱单、货邮装机检查单、邮运结算单、贵重物品交接单、特种货物机长通知单、货物不正常运输记录等。

进港航班：货运单、货邮舱单、货物分批单、货物不正常运输记录等。

运输文件的保管期限

货运内部交接环节的各种单据、载重表保存1年。

进出港航班的文件，查询差错事故的往来电报、信函、货物运输事故签证、货物托运书、包机申请书、包机协议书等保存期限不低于3年。货运单财务联保存5年，其余各联保存3年。

销售日报、保险日报和消号登记本应按月装订成册，保存3年。事故记录统计、航班运输生产统计保存3年。

赔偿货物案件的有关材料应在赔偿处理完毕后保留3年。

运输文件的保管要求

各单位保存各自业务相关的文件；当运输文件是由电子系统或计算机系统保存时，必须方便以打印方式再复制。

运输文件的销毁

运输文件保管期满，可以销毁，或作其它处理。在保管期满时，  如尚有查询事项或未了索赔，应将有关业务文件抽出另行保存。处理完毕后按规定处理。

运输文件在销毁前，应经有关部门主管人员批准，并填写销毁记录。记录应写明运输文件的种类、起讫日期、处理日期及方法。经手处理人员应在记录上签字，并应长期保存。