协议管理单位工作职责

航空

负责服务类协议的工作流程、程序及操作细则的编写及维护。(含《地面服务代理协议》《不正常航班服务代理协议》《机组入住协议》及补充协议；fficeffice" />

负责服务类协议签署的工作，包括前期调查、考察论证、协议谈判、协议呈报及协议签署后出现的各类保障问题的协调、处理工作；

负责对协议签署后所发生的变更、续签、终止等情况的磋商、处理；

负责各地服务类协议签署后的归档、分类的统一档案管理；

负责对各地地面代理保障过程出现的具体问题，采取有效措施督促代理单位进行改进，相关问题得到有效解决；

负责定期对地面代理服务质量进行评估；并采取一定措施进行奖惩；

负责与本公司计财部密切合作，共同对所签署协议的结算及成本控制进行控制管理，并协助加快协议付款的落实。

协议签署

任务布置

《新开航线论证单》所涉及新机场运营需签署协议；

过期需续签的协议；

为适应本公司新机型需签署的协议；

由于民航机构调整所涉及变更的协议；

其他情况需签署的协议。

前期调查

前期调查采用电话沟通或查阅相关资料等方式，初步评估地面保障所涉及的外部资源状况；

了解目标机场及代理单位经营规模、人员、设施和资信情况，并确认代理单位的独立法定代表人资格及代理运营资格；

对目标机场及代理单位所在城市的消费水平、市场行情进行初步调查，并初步圈定协议单位的选择范围；

对于有选择性的代理单位(一般指机组入住协议)，选择3家以上单位进行调查，综合所有情况，择优选择代理单位，并将对比情况体现于《协议调查论证表》；

根据前期调查情况填写《协议调查论证表》。

考察论证

目的

为了最后选定代理单位，并检查其履约能力，落实代理工作的细节，减少意外情况，协议签署人员在确定协议单位前需赴实地进行考察论证，逐项验证前期电话调查所掌握的情况，同时，依照《协议签署工作检查单》逐条对代理方保障服务能力、人员、设备及有效证件等进行检查。

内容

机场及代理方营业执照及经营许可证：被考察方必须具备政府工商行政管理部门颁发的营业执照；

机场及代理方法定代表人资格：法定代表人必须是营业执照所登记的法定代表人；

考察代理单位的人员情况、业务水平，行业资格认证、设施设备情况，从业人员资格认证(培训项目、资格证书)，调查其管理状况和运行规范、内部组织机构、各部门的职责分工；

掌握对口单位的联系方式，主要是现场指挥中心、配载部门、商务调度部门、值机柜台经理电话等重要的合作单位；

了解代理单位与所在行业主管单位、机场当局、驻场机构的业务合作关系；

考虑到市场状况和对方的竞争能力，对比代理价格(主要是“不正常航班服务代理协议”中旅客住宿、餐食、车费及机组食宿安排)；

索要协议付款账号，委托其他单位收款还需《收款委托书》；

必须掌握所在机场离港系统的使用情况及价格；

初步选定具体的代理单位；

将实地考察论证情况充实到《协议调查论证表》。

协议谈判

进行充足的前期准备工作

了解对方相关信息，全面收集材料；准备各标准协议文本并拟订谈判日期、谈判内容和日程安排。

谈判要点

谈判前先设定预达目标；谈判时充分的抓住关键内容和环节，争取有利的协议条款；谈判后，为巩固谈判成果，应及时做成备忘录，由谈判双方签字认可，以避免反复。

协议呈报

原则上使用标准文本，如需修改，或者对方坚持要求使用其提供的文本，要严格把关和审核，确保协议条款完备，文字表达无歧义。

协议呈报必须填写《协议签署前期调查概况》，提供对方的营业执照，对方法定代表人代表的身份证明，签署协议不是法定代表人时，还需提供签字者的《授权委托书》。

协议呈报还必须填写《协议呈报说明》，将所呈报的各协议中有关条款的变更、代理价格的商定、我司与其他航空公司在该代理单位价格对比等情况做出简要说明，便于公司负责审核的部门和各级领导对情况的总体了解，从而提高协议呈报效率。

负责管理的协议必须编写协议编号。

任何呈报的协议应先会签各方意见，待各方意见统一后，再呈报。

协议签署

本公司领导批准后，我方协议授权签署人方可在协议上签字。

代理单位也必须由法定代表人授权的领导签字。

协议签署完毕并加盖本公司及代理单位协议管理专用章后，方可生效。

协议存档

签署完毕的协议我公司及代理方各留存。

协议原件交协议对口管理单位存档。

将完成情况登记入协议管理数据库；登记好对方协议联系人的姓名、职务、联系方式等。

协议变更、续签和终止

协议变更

如果改变条款不影响代理方利益时，且双方同意，我方在报批集团合规部审定同意的前提下，可以业务通告或函件等形式通知对方需要变更的内容，并将通告或函件作为协议附件备存。

如果改变条款涉及协议双方的利益，在双方磋商的基础上，将拟订的协议条款做成补充协议的形式，按照本管理程序的协议呈报规定报批及签订。

协议续签

协议到期后，协议双方没有提出变更协议条款的任何要求时，无需前期调查论证、实地考察论证、谈判，直接以当前有效的标准文本报批签署。

如果协议任何一方提出变更协议条款、代理价格等方面的要求，都必须按照新签协议程序进行前期调查论证、实地考察论证、谈判、逐级报批签署。

协议终止

当协议的执行与生产情况有较大冲突，影响正常运行时，需提前终止协议的执行。

决定协议终止前需妥善考虑单方面违约的责任问题：如果对方明确不追究我方违约责任时，可发函给对方终止本协议，该函必须要经对方确认；对方不同意马上终止协议时，可按协议中相关终止条款，办理协议终止事宜。由我方发函到对方，在协议规定期限后，对方尚未提出任何解决方案，协议自动停止执行。

对于未限制自由变换代理单位的协议，可临时单方面终止。

及时将协议的变更、续签及终止情况录入协议管理数据库存档。

协议的终止需经集团合规部审定。

协议结算、付款及成本控制

结算、付款流程

按照责任归口，由协议管理单位及计财部共同负责，核对代理单位提供的服务总量统计数据(如航班量、人次等)、审核代理单位提供的财务发票。

协议管理单位以文件包的形式向计财部提交付款通知，文件需包含以下内容：《付款申请单》；《服务类费用审核意见单》；发票；代理费拒付情况说明；账单明细；限期反馈回执。

不正常航班服务费用的报销按照公司下发的不正常航班费用报销程序执行。

计划财务部向代理单位进行付款，相关信息及时通知协议管理单位。

协议成本控制

成本控制贯穿于协议管理的全过程。

协议管理人员采取相关措施尽可能减少成本：

依据民航局有关规定、结合当地市场情况，通过谈判，降低代理费用，减少不合理收费，避免重复性收费。

把握代理市场有利因素，争取优惠的协议价格。

协议持续监督。因代理单位工作质量引发我公司运行不正常或者旅客投诉等后果，我公司协议管理单位要依据协议条款协调交涉，扣除代理费或要求赔偿损失，其主要目的是通过监督代理服务质量来保证协议投资应得的回报。

协议变更。通过跟踪有关法律和规则的完善，及时调整协议条款和付费标准。

协议费用付款审核。剔除重复付费和不合理收费。这是协议成本控制的最后关口。

结合公司业务扩张比如新开国际航线、新设基地、新开营业部等机遇，主动与代理单位商谈，以减少相关费用。

结合湿租飞机等，协议管理单位要及时签署协议，合理安排费用的支出，避免积压或无法正常报销费用的情况。

协议纠纷的解决

协议管理部门对事件进行初步的调查，掌握因协议执行不力造成我公司损失的事件及损失情况。

初步落实事件责任：如果协议方明确承诺对不正常事件及损失负责，初步商定索赔方案；如果协议方持不同意见，协议管理部门需积极搜寻证据、保全证据，并及时提请集团合规部介入。

按照海航集团合规部案件处理办法和程序进行索赔或追究法律责任。

协议管理部门根据纠纷情况，修改协议和协议管理程序。

协议监督及代理工作质量评估制度

协议的监督

制定具有特色的服务标准，包括候机楼、客舱、机坪、机组管理、不正常航班旅客服务等，及时向各代理单位发放，负责及时维护，并负责服务标准的准确性、有效性、可得性，要求代理单位按照标准实施代理工作，该标准同时用以评估代理单位提供的各项服务质量。

结合所制定的服务标准，在协议中确定各服务项目的明细监督条款，作为服务质量评估、考核的具体标准和依据。

设计代理单位服务质量评估表，建立地面代理服务监督数据库，由各协议管理单位记录和评估协议代理单位的服务工作，将评估情况及时反馈，及时更新数据库内容。

本公司各驻外场站(分中心)在协议管理部门的领导下，负责直接监督所在区域各机场协议代理单位的服务工作，及时汇总并上报协议代理过程中出现的问题，并及时协调解决好代理过程中出现的问题，促进代理单位改善代理服务工作。

代理质量通报及评估制度

根据已签定的地面服务代理协议内容，由协议管理部门对代理单位进行定期质量评估，并存档建立数据库。

对于在质量审核中成绩靠后的代理单位，需由归口的协议管理部门同代理单位召开协调会，提出并落实改进对方服务质量的措施。

代理单位检查：根据《地面服务代理协议》，我方对一些业务量大的机场将进行每月至少1次的定期检查评估，以及针对日常运营过程中出现的具体问题进行不定期的针对性检查和整改，以落实协议条款的实施，改进我方协议条款，使我公司在该地区的保障更得力。

下发《代理服务质量通报》(格式参见本章5.7附作业图表1-1附表，下同并略注)交涉：根据《客舱服务部服务质量周报》、《运控部地面保障延误原因情况通报》、《每日运行情况汇总》等资料来源所反映出各地空防安全工作和地面代理保障过程出现的具体问题，以通报表格或电话形式，向代理单位予以通告，并限定时间反馈，根据其反馈情况进行跟踪落实，督促代理方改进服务质量。代理服务质量通报。

实地调研整改：对某些整改情况效果不佳的代理单位，协议管理部门牵头组织相关业务单位实地进行调研，并与代理单位召开协调会，督促其加强服务能力培训，提高服务质量。

如经屡次整改通报，但未有明显改进且对公司服务形象造成恶劣影响，协议管理部门可协商计财部对其采取代理费延付或拒付等形式，保留追诉代理方赔偿的权利。

《协议管理简报》

各协议管理单位应建立《协议管理简报》制度，定期统计分析协议签署与管理情况，使协议管理工作透明化。

《协议管理简报》应包括协议签署情况、协议任务完成情况、协议成本控制情况、协议管理中存在的问题、各协议单位的综合评估情况等。

《协议管理简报》要作为对代理单位进行持续督察的重要材料。

不正常航班费用的管理应作为《协议管理简报》的一个重要部分。