茅顺平调研员在行政管理培训研讨会上讲课内容

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2006年 8月 4日－6日，局办公室在北戴河组织召开了行政管理培训研讨会。各直属单位分管领导或办公室负责人参加了此次培训研讨会。会上，茅顺平调研员就如何正确履行办公室职责、如何做一个合格的秘书以及如何当好办公室主任这三个议题，给与会者上了一堂十分务实的课。以下是茅顺平调研员讲课内容，我办进行了整理，供大家学习。
一、如何正确履行办公室职能
办公室是一个单位的枢纽，既是政务参谋，又是事务主管，担负着承上启下、协调四方、督促检查、后勤服务等重任。面对新形势、新任务，办公室人员只有正确处理好各项职能的辨证关系，才能更好地履行自己的职能，适应新形势的要求。
概括地说，办公室工作需要履行好以下五大职能：参谋职能，服务职能，协调职能，督查职能，管理职能。
（一）辨证处理好原汁原味与深加工的关系，正确履行参谋职能
办公室最主要的任务就是要为领导正确决策出好主意，当好参谋。好的建议具备两个要素：一个方面，要保持原汁原味，就是实事求是地反映事物的本来状况。这是当参谋的起码要求。但原汁原味并不是简单罗列，不加提炼，而是将感性认识上升到理性认识。另一个方面，要做好深加工工作，就是对原有事物进行必要的挖掘、提炼，使其上升到一定高度。当然深加工不是刀砍斧削，不是添油加醋，不是随意 “包装 ”。办公室工作人员要辨证地处理好上述两者关系，既要深入了解掌握事物的真实面貌，又要善于抓住事物的本质，发现带有全局性、战略性、前瞻性的大问题，并提出相应的对策。办公室的同志要学会换位思考，经常站在领导的角度、全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，努力做到领导未谋有所思、领导未闻有所知、领导未示有所备，力争参在关键处、谋在点子上。
（二）辨证处理好对上及对下的关系 ,正确履行服务职能
为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室的重要工作职责。然而办公室的工作主要是围绕领导的活动来开展的，因此，对上服务多一些，对下服务相对少一些，很容易形成只注重为领导服务的现象。甚至把对上服务与对下服务割裂开来、对立起来。其实对上服务与对下服务从根本上讲是一致的，出发点、落脚点都是为群众服务。只有把对上服务与对下服务有机地结合起来，办公室的工作才能服务更到位、更有效。所以在实际工作中，一要服务好领导。在做好领导交办工作的同时，主动开展好其他工作，注重把好办文、办会、办事关，努力减少领导的一般性应酬活动，让领导腾出更多的时间和精力来考虑大事，考虑全局，考虑基层，考虑群众。二要服务好基层、部门和群众。帮助领导去实现、维护群众的根本利益，如实向领导反映基层、部门、群众的意见和呼声，真心实意地为基层、部门、群众解决问题。工作中只有把对上、对下服务相统一，才能使领导、基层、群众满意。
（三）辩证处理好原则性与灵活性的关系，正确履行协调职能
一个单位有没有凝聚力、战斗力，有没有心往一处想、劲往的关键在于坚持原则性与灵活性的统一。办公室履行协调职能时，一方面要有原则性，特别是大是大非面前，要立场坚定，坚持原则。如果一味追求 “和”为贵而丧失原则，这样的协调变得苍白无力，甚至为今后的不团结、关系不顺埋下隐患。另一方面要有灵活性。很多事情人们无法预料，不可能完全按预定的方向发展。这时就要调整思路，改变对策，求同存异，灵活应对，做到多联系、多商量、多沟通、多换位思考，坚持以诚待人，以理服人，以情感人。在实际工作中，只要正确把握好两者结合的度，才能实现内在和外在的统一，才能保证协调有效。
（四）辩证处理好治标与治本的关系，正确履行督查职能
领导决策能否不折不扣地落实，与办公室的督查工作密切相关。督查工作要坚持标本兼治的原则。治标与治本是相辅相成、相互促进的两个方面。在组织督查时，要全面了解和掌握部门、基层贯彻落实领导决策的工作进程、工作效果、工作经验与教训，存在的问题，并及时帮助部门、基层认真分析问题的原因，协助解决问题，保证领导决策的落实。督查结束后，要及时总结经验，对照决策落实的情况，包括成效、存在问题，向领导及时反馈，推广先进，鞭策后进，举一反三，解决带有根本性、倾向性、普遍性的问题，并研究进一步落实措施。
（五）辩证处理好静态与动态的关系，正确履行管理职能
静态管理是指常规管理，按规章制度日复一日、年复一年的实施。动态管理是指根据外部形势、环境的变化，及时调整修改不合时宜的制度、规定，从而充分调整大家的主动性、积极性和意静态、动态的相对统一、相互补充、相互促进。离开了静态管理，动态管理就变成无序管理；离开了动态管理，静态管理就变成僵化管理。因此，一方面要不断加强制度建设，健全各项规章制度，使办文、办会、办事等日常工作都有章可循，有法可依，形成 “用制度管人，按规章办事 ”的工作格局。另一方面，要适应新形势、新情况，对旧制度、旧程序、旧标准进行创新、改革，打破那种按部就班、约定俗成的老规矩和老式的工作套路，从经验主义、教条主义的工作方法中解脱出来，不断提高工作质量和效率。
二、如何当一名称职的秘书
秘书工作是办公室的主要工作，也是领导工作的组成部分。秘书虽不是领导，但其一言一行备受瞩目，甚至影响领导的决策和部门的工作。
（一）秘书要成为让领导放心的人
秘书与领导在工作上、生活上都有密切的接触，秘书通过参加各种会议、陪同领导出席多种活动，收发大量信息、文件，落实领导指示，可以说是消息灵通。为此，秘书人员要特别注意自己的言行，从高从严要求自己，努力成为让组织、让领导放心的人。首先，要适应角色。秘书的特殊身份，使其成为大家关注的焦点，特别是领导同志的秘书，一定程度上代表了领导干部和领导机关的形象。因此，秘书人员时时处处严格要求自己，约束自己，低调处事，把握分寸，为人处事、待人接物要符合自己的 “角色”。其次，要把握原则。做每件事要有明确的指导思想，能够把作的事决不做，不该说的话坚决不说，严格执行组织纪律。再次，办事要牢靠。秘书工作繁琐，杂乱，一年下来，忙忙碌碌，却可能总结不出什么成绩。秘书工作的成绩，在于做好工作中每一件小事，在于为领导、机关服务的点点滴滴。因此，秘书办事务必要牢靠、细致、谨慎，立足从小事做起，让领导放心，让组织满意。
（二）秘书要成为落实领导指示的督查员
在实际工作中，不少部门、单位对领导指示或等待观察、或敷衍了事，或阳奉阴违，或执行不力。一定程度上影响了政令畅通，耽误了工作的落实，也损害了领导的威信。因此，秘书人员要扮演好督查员的角色。首先，要抓好领导口头指示的落实。在陪同领导下基层、搞调研、开会时，秘书人员应迅速准确地做好笔记，对领导的明确指示和要求，要及时记录下来。并按照领导的要求，与机关有关部门联系抓好落实。其次，要抓好领导各类书面批示的落实。领导书面批示有文件、信息、材料、下级请示报告等。秘书人员要根据轻重缓急、分门别类地处理，并做好记录。在转发领导批示后，对领导有明确批示要求落实的，秘书人员应主动与承办单位联系，直至办结；涉及重大事项的，秘书人员应向分管领导汇报，请其出面协调落实，并将办理情况向领导报告。再次，要善于速记领导脱稿讲话的闪光点。有些领导讲话时，喜欢脱稿或不用稿子，此时，秘书人员要随身准备好录音机或做好速记笔记。因为领导讲话质量的高低不仅取决于其知识积累和工作阅历，还受讲话的环境、心情等因素的影响，即兴发言事后有时领导自己也忘记了讲话内容。秘书人员应及时记录并整理成书面文字材料，并提交领导审阅。这样不仅丰富领导讲话，而且也有助于提高工作水平。
（三）秘书要成为领导的出色助手
秘书人员不能把自己的职责仅仅定位在领导服务上，而要努力提升自己，使自己成为领导的出色助手，这也是秘书工作的最高层次。首先，要正确分析判断形势，对本系统、本单位的情况有全面的了解。只有对系统内、面上的工作有全面深刻的了解，才能有效地融入领导工作，才能做到有的放矢，得心应手。因此领导秘书平时要认真学习各种政策、领导讲话及相关信息材料，做到情况明了，全局在胸。其次，要提升自身素质，培养独到的思考和分析能力。要随时为领导提供信息，成为活的 “资料库 ”，就必须广泛阅读各种文件材料，深入思考分析，要站在领导的高度考虑问题，培养自身思考和分析判断能力。再次，要消除对领导的畏惧心理，积极融入工作。要加强与领导同志的沟通和交流，增进了解和信任，自觉、主动地与领导在思想上保持同步，想领导之所想，谋领导之所谋。
（四）秘书要成为领导决策的拾遗补阙者
领导不是完人，在决策、决断时难免有错误。作为秘书在领导决策出现偏差和失误时要有效地拾遗补阙，同时要正确把握拾遗补阙的度。做到：既不出现越位现象，赢得对自己的信任；又不出现缺位现象，赢得在本职岗位上自我价值的实现。为此，秘书人员必须找准自己的位置，注意突出领导的形象；必须充分施配角，但在参谋建议时是主角。秘书平时大量收集信息，了解的情况甚至比领导还多，对领导决策的正确与否最有发言权。秘书一旦认识到领导决策有偏差、失误时，一方面要对领导大胆发表自己的意见，大胆进言。处理时要注意方法、注意场合、考虑效果，尽量做到忠言顺耳，良药可口。要选择进言时机，就是要在领导思想正在形成时说 “不”，在领导尚未决策时说 “不”，这样才能取得有效的预防效果。另一方面，当领导不听劝告，一意孤行时，只要情况不紧急，秘书应 “避实就虚 ”，既不硬性抵制，也不将错就错，应当在落实的过程中，关注全局动态，预测发展趋势，及时构思相关预案，及时向领导反映实施决策过程中出现的问题，终止或修改原不适当的决策。同时秘书做好解释工作，防止群众对领导决策说三道四，做好补台工作，维护好领导权威。再一方面，由于领导决策出现失误，甚至陷入危机时，秘书要快速反应，积极出面为领导排忧解难，善于承担责任。在处理失误或危机过程中，一定要有补位意识，一定要站在领导的角度上考虑，做到既 “管”了领导的事，又不会超越自己的角色位置。通过危机处理，会使领导由问题的解决的心理满足感转移到秘书身上，提高秘书在领导心目中的位置，得到领导的器重。
总之，一个称职的秘书，要准确定位，提高素质，改进作风。要当好智囊，不能窝囊；要当好参谋，不能主谋；要当好二传手，不能成为二把手；要当好接待，不能变成酒囊饭袋。
三、如何当好办公室主任
办公室在机关中处于核心、枢纽的地位。既要为单位领导做任是办公室的排头兵，也是一个单位领导的参谋、助手，还是机关部门的联络员、同事的贴心人。一个好的办公室主任，对于一个单位的正常运转，提高工作效率和营造良好的氛围，具有十分重要的影响。如何当好办公室主任，我感觉要做到 “四善 ”、“四求 ”。
（一）所谓 “四善 ”，就是善悟、善谋、善通、善和
善悟，就是善于领悟，善于思考，善于理解。要做到善悟，就要勤于学习。首先要加强政治理论学习，使自己政治上成熟起来，有一定的理论根底，具有较强的政治敏锐性和鉴别力。其次要加强办公室业务的学习，特别要注重学习文秘知识、领导艺术、管理科学、接待要领等。办公室节奏很快，工作要求较高，因而必须熟能生巧，信手拈来。再次，要能够领会领导的意图。要学会从领导的日常讲话、工作作风、工作方法中把握其特点、领会其意图。办公室主任要学会察言观色。每位领导都有不同的风格，有的是专断型的，有的是民主型的，有的是开放型的，有的是内敛型的。办公室主任要针对不同的领导风格，力求与之相适应，互为补充。
善谋，就是善于谋划，善于出点子。谋划，包括事前预谋，事中巧谋，事后断谋。在一个重大决策作出前，在反复酝酿过程中，办公室主任要围绕大政方针，围绕单位实际，围绕重点工作，多角度思考，多方位琢磨，提出有价值的意见和建议，使领导决策完善、可行。在实施领导决策过程中，办公室主任要及时总结决策的成功之处，发现其中的瑕疵，及时反馈信息，注意推陈出新，不断完善。在阶段性工作完成后，办公室主任要及时分析利
善通，就是善于沟通，善于协调。做好沟通协调工作是办公室主任重要职责之一。与上级沟通，与上级机关业务部门沟通，与基层沟通，与友邻单位沟通，与来访群众沟通等等，都要讲究沟通的艺术。对领导集体决策的事项，要不折不扣地完成，个人有不同意见，在保留的基础上可以个别沟通，把握好尺度。对领导个人决策的事情，在执行过程中出现矛盾和问题，应坦诚相告，并提出建设性的解决方案；对领导之间的不同意见，要从工作大局出发加以鉴别，分别做好交流与沟通，通过磨合达到一致；对机关业务部门，要平等协商，既要做好 “协调员 ”，又要做好 “后勤员”；对内部工作人员，在工作上要加强指导，严格管理，在生活上关心爱护，体贴入微，经常听取他们的见解，取长补短；对来访群众，要学会换位思考，关心他们的疾苦，帮助他们解决实际问题，有些确实无法解决的问题，要讲清政策。
善和，就是善于团结，善于和谐相处。办公室主任相对于领导来说，是个兵；相对于同事来说，是个领导代言人。这个特殊身份，容易把自己摆到不适当的位置，如果趾高气扬，盛气凌人，必然就当不好办公室主任。而应该时时、事事、处处尊重别人，特别要尊重那些在平凡岗位上工作的人，特别要尊重同级业务部门，特别要尊重基层工作人员。因此，办公室主任在平时要做到：一要有宽广的心胸，平和的心态。处处为别人着想，尽可能为大家提供便利和帮助。二要谦虚谨慎，耐心热诚。注意从小事做起，从一言一行入手，针对大家的不同需求，真心诚意地做好服务工作；三要公平公正，不偏不倚。无论对下属单位，对同级部门、一个人。四要笑对误会，能够忍让。在实际工作中，办公室主任被人误会在所难免，要有吃亏的心理准备，没有必要与人家争辩。面对非议指责，始终保持一颗平常心，以闻过则喜的雅量，有则改之，无则加勉。随着时间的推移，一切真相自然会水落石出，误会自会消除。
（二）所谓 “四求 ”，就是求快、求准、求细、求实
求快，就是快速反应，快速办事。对领导交办的事情，办公室主任要快办，决不能拖拉。这既体现了工作作风，又体现了对领导的重视程度。办公室主任要做到快，一定要讲究方法和技巧。一要善于分解。把众多的工作进行分解，一些应该分出去的工作，按职责分工，分配给有关责任人，应该发挥他们的积极性。二要调解矛盾。在主要领导与分管领导都向你下达任务的情况下，一定要向两位领导都汇报任务完成进展情况。如果能分出轻重缓急当然最好，无法分出时，要合理使用人员，分头去完成。三是注意把好关。无论是自己亲自干的工作，还是分配给其他部门其他人员干的工作，都要注意工作完成时间及质量。向领导汇报时，一定要说明谁主办这件事的，不要自己夺头功，否则下次没人帮你做事了。
求准，就是准确，规矩，明白。办公室主任要准确掌握领导的真实想法意图，这是当好办公室主任最重要的因素，做不到这点，办事就会南辕北辙，事倍功半。到领导那里领受任务时，首先要复述一下领导交办的任务，这样可以把自己对领导交办的事情的理解直接反馈给领导，即使有错，领导也会马上给你纠正。心里，随后立即记到工作本子上，防止因工作头绪多而忘记领导的重要指示精神。最后，要把事情的处理过程及时向领导汇报，特别是有些重要任务，不管到确定的时间能否完成，都必须向领导报告。在办事工程中，一要按规章制度办，特别是一些领导个人的事情，要办得明白，不能让领导犯错误。
求细，就是细致，周密，到位。办公室的工作，有领导交办的任务；有办公室自身的工作；有机关各部门需要办公室配合、支持的事情；有与其他单位交流协调的事情。作为办公室主任，一定要精心细致，周密布置，不能因为自己的粗心或疏忽造成工作被动。在琐碎的事务中，学会十个指头弹钢琴，分清轻重缓急，注意工作的计划性，合理安排时间，合理安排人力，做到细而不乱，细而有序，细而有章。办会的每个环节，办文的每一句话，办事的每个要素，都要细心处理，精心安排。办公室主任要保持如履薄冰的心态，时刻把工作想细、做细、督细，特别要增强对细节的 “洞察力 ”，对细节的 “执行力 ”，对细节的 “监督力 ”。从而，防止发生 1%的错误导致 100%的失败现象的发生。
求实，就是求真务实，勤奋扎实。办公室主任必须要坚持实事求是，做到人实在，事实做，话实讲。说话让人信服，做事让人放心。在做人方面，要为机关人员树立起榜样。对外，办公室主任往往代表机关、单位的形象，一定要注意礼仪礼节，要有良好的涵养，做一个正直、持重、热忱、干练、敢于负责的部门负责人。在做事方面，要认真完成领导交办的各项工作，掌握工作的时间要求、进度要求、质量要求，要有超前意识，预有准备，
做到临阵不慌、有条不紊。汇报工作、反映问题要言之有物，言之有据，不做表面文章，不随声附和。总之，一个称职的办公室主任，愿办小事，能办大事，会办难事，敢办新事，使领导满意，机关满意，内部满意，群众满意。